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Leistungsumfang / Module

Allgemeines

IT-drink ist ein Windows-Programm, das sich nahtlos in die Microsoft-Officewelt integrieren lässt und so die Bereiche Serienbriefe über Word, E-Mail-Newsletter und E-Mail-Versand über Outlook und statistische Auswertungen über Excel ermöglicht.

Mit IT-drink sind Sie nicht an eine Standardanzeige gebunden. Sowohl die Darstellung auf dem Bildschirm als auch die der gewünschten Drucklisten ist mit ein paar Mausklicks individuell eingestellt.

Die integrierte Benutzerverwaltung mit Zugriffssteuerung schützt Ihre Daten und garantiert durch den Einsatz der Pflichtfelder die Korrektheit und Vollständigkeit Ihrer Daten während der Eingabe.

Mit wenigen Mausklicks filtern Sie in IT-drink Informationen nach Ihren Wünschen und nutzen diese in anderen Programmbereichen. Bei Bedarf speichern Sie den Filter, um ihn immer wieder zu verwenden.

Stammdaten

Die IT-drink Stammdatenverwaltung ist in allen unseren Basispaketen enthalten. Sie beinhaltet unter anderem die Verwaltung eines Adressen-, Kunden-, Hersteller-, Lieferanten- und Angestelltenstamms, sowie das Erfassen von Artikeln, Pfandpositionen oder Märkten.

Der Bildschirm ist übersichtlich und strukturiert aufgebaut, so dass Ihnen auf den ersten Blick die wichtigsten Daten sofort zur Verfügung stehen. Durch die einfache Benutzerführung sind Änderungen oder Ergänzungen schnell erledigt.

  • Kundenstamm: Verwaltung aller relevanten Kundendaten, wie Kategorien, auftragsrelevante Zuordnungen, Rückvergütungen, Ansprechpartner, Tätigkeiten/Aktivitäten, Termine, Liefer-/Rechnungsadressen, Liefer-/ und Anrufrhythmus, Sortiment, Notizen, Bemerkungen.
  • Hersteller/Lieferanten: Verwaltung aller relevanten Hersteller- und Lieferantendaten, wie Kategorien, Ansprechpartner, Notizen, Liefersortiment, Rückvergütungen, Tätigkeiten/Aktivitäten, Termine uvm.
  • Artikel: Verwaltung aller relevanten Informationen zum Artikelstamm mit allen verfügbaren Einheiten, wie Kategorien, Preisfindung, Zuordnungen, Kommissionseinheiten, Sperrdefinitionen. Optional können weitere Daten zu Weinklassifikationen, Artikelzusatztexte, Mietinformationen, etc. erfasst werden.
  • Pfandverwaltung: Verwaltung aller Informationen zu den Leergut- und Pfandpositionen mit datumsabhängiger Preisfindung pro Pfandgruppe.
  • Angestellten: Verwaltung aller relevanten Daten zu Ihren Mitarbeitern. Optionale Zuordnung der Vertriebs- und Vorgesetztenstruktur, Notizen, Aktivitäten usw.
  • Mandanten: IT-drink ist durchgängig mandantenfähig. Bestimmte Bereiche sind für alle Mandanten gültig und andere wiederum sind nur mandantenabhängig. Verwaltung aller Mandantenstammdaten, wie Lagerorte, Zahlungsbedingungen, Nummernkreise, Notizen usw.
  • Adressen: Verwaltung von freien Adressen, Interessenten, Akquiseadressen mit Statusinformationen, Kategorien, Aktivitäten, Notizen und Bemerkungen.
  • Märkte: Verwaltung aller relevanten Marktstammdaten für externe und Netzwerkmärkte mit Informationen über Öffnungszeiten, Übertragungsinformationen, etc.
  • Tourenverwaltung: Verwaltung aller relevanten Tourendaten mit Zuordnung der Kunden bei festen Toureneinteilungen.
Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung ist ein Zusatzmodul, das in alle Basispakete integriert werden kann. Sie beinhaltet eine Reihe von Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Bilder und beliebige Dateien zu Ihren Kunden, Lieferanten, Artikel etc. zuzuordnen und anzeigen zu lassen.

Kurzmitteilungen und Emails können ebenfalls über die Dokumentenverwaltung erfasst bzw. im Nachhinein zugeordnet werden.

  • Die Dokumentenverwaltung im Kundenstamm: Mit Hilfe der Dokumentenverwaltung sehen Sie die komplette Korrespondenz Ihrer Kunden auf einen Blick. Vertragsdokumente, Briefe, Bilder, Excel-Auswertungen usw. sind zum Kunden auf Knopfdruck verfügbar.
  • Die Dokumentenverwaltung im Artikelstamm: Artikelbilder, Logos und Schriftzüge Ihrer Produkte werden in der Dokumentenverwaltung gespeichert und können somit für Regaletiketten, Aktionsschilder, Handzettel, Werbung usw. automatisiert z. B. über DesignPro zur Verfügung gestellt werden.
Bestandsverwaltung und -controlling

Mit mehreren Lagerorten, unterschiedlichen Kommissionsorten und Lagerpositionen pro Artikel bietet IT-drink eine flexible Lagerstruktur. Variable Bestandsübersichten mit Bewertungen zeigen die Bestände auch für externe Märkte und zu beliebigen Stichtagen an.

Der Inventur-Assistent garantiert von der Zählmengenerfassung bis hin zur Abrechnung und Bewertung einen sicheren Ablauf. Die Zählmengenerfassung kann wahlweise mit MDE, PDA/MDA, Notebook oder per Listen erfolgen.

Neben der permanenten Bestandsanzeige in der Auftragsbearbeitung und dem Bestellwesen, sowie dem Lagerprotokoll und dem Umbuchungs-Assistent, gibt es in diesem Bereich noch zahlreiche Möglichkeiten zur Überwachung der Vollgut- und Leergutlager.

  • Aktuelle Lager- und Leergutbestände
  • Lager und Leergutbestände zum beliebigen Datum
  • Leergutsalden für Kunden und Lieferanten
  • Bestandsentwicklung
  • Umbuchungen, manuelle Ein- und Auslagerungen
  • Lagerbestände einfrieren
  • Inventur-Assistent
Preisgestaltung und Kalkulation

Sowohl für den Einkauf als auch für den Verkauf bietet IT-drink ein flexibles und hierarchisches Preissystem. Als Basis dienen datumsgesteuerte Preise und Aktionen für beliebige Preisgruppen. Mit Hilfe der frei gestaltbaren Konditionierung werden Rabatte, Auf- und Abschläge, Festpreise, Bundles, Zugaben etc. mit oder ohne Mengenstaffel festgelegt.

Anhand verschiedener Eingangs- und Steuerungsparameter ist eine automatische Preiskalkulation auf Knopfdruck möglich. Referenzartikel und Preisabhängigkeiten unterstützen zudem die Preispflege.

  • Einkaufspreise und -Konditionierung: Mehrere datumsgesteuerte Einkaufspreise pro Artikel und Lieferant. Erweiterte mehrfach Konditionierung unter Berücksichtigung der Reihenfolge und der EK-Preisstruktur des Lieferanten.
  • Verkaufspreise und –Konditionierung
  • Automatische Preiskalkulation
  • Preisabhängigkeiten innerhalb der Preisgruppen
  • Referenzartikel
  • Preislistengestaltung
  • Preisexport nach DesignPro
  • Konditionsblatt zum Kunden
  • Konditionsblatt zum Lieferanten
Telefonverkauf

In der Telefonliste werden alle noch nicht bearbeiteten Kunden mit Anrufzeit, Status und Priorität aufgeführt. Zum Telefonat werden die wichtigsten Kunden-Informationen angezeigt. Das direkte Wählen über den PC ist über eine TAPI-Schnittstelle möglich. Vor dem Anlegen einer Bestellung prüft IT-drink auf bereits vorhandene Bestellungen oder Memory-Dokumente und bietet diese zur Übernahme an. Datumsgesteuerte Zuwendungen werden in die Bestellungen übernommen. Schnelles und sicheres Erfassen des Auftrages ist anhand des Kundensortimentes auch mit Kreditlimitprüfung garantiert.

Warenverkauf und Auftragsbearbeitung

Die Auftragsbearbeitung ist in IT-drink die zentrale Stelle zur Abwicklung des Warenverkaufes. Mit den Programmfunktionen erstellen Sie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen. Hier drucken Sie alle Aufträge und Kommissionsscheine, erfassen das Leergut, übernehmen Lieferscheine in Sammelrechnungen uvm. Dabei haben Sie immer alle Controllingdaten des Auftrages im Blick:

  • Rohertrag
  • Artikelverfügbarkeit
  • Gewicht
  • Auslastung
  • Konditionierung
  • Tourenzuordnung etc.


Alle Ausdrucke können anhand frei konfigurierbarer Druckparameter und Auftragstexte beliebig gestaltet werden.

Kommissionierung

Für die Kommissionierung freigegebene Auftragsdokumente werden im gewünschten Datumsintervall als Kommissionsliste angezeigt und können als Packzettel bzw. Kommissionsschein gedruckt werden.

Übersichtliche Darstellung der Packzettel pro Lagerort und Kommissionsstelle. Nach Rückgabe der Packzettel wird der Vorgang durch das Eintragen der Kommissionäre abgeschlossen.

Tourendisposition, -planung, -abrechnung

Der Tourenbereich greift in IT-drink bereits in der Auftragsbearbeitung mit der automatischen Zuordnung der Touren anhand des Lieferrhythmus.

Mit Hilfe der Tourendisposition haben Sie die Verteilung der Aufträge und die Auslastung der Fahrzeuge im Griff.

Die Tourenplanung stellt alle Aufträge einer Tour in übersichtlicher Form am Bildschirm dar. Umverteilung der Aufträge in andere Touren und die Übernahme von Aufträgen aus anderen Touren sind kein Problem. Alle Lade- und Tourenpapiere, sowie alle Auftragsdokumente zur Tour werden von zentraler Stelle aus gedruckt.

Die Tourenabrechnung dient zum einen als Kontrollinstrument für zurückgenommenes Leer- und Vollgut und zum anderen werden pro Auftrag die Zahlungseingänge und das Leergut erfasst. Differenzen werden in einem Übersichtsfenster zur Analyse angezeigt.

Wareneinkauf und Bestellwesen

Dieser Bereich ist in IT-drink die zentrale Stelle zur Abwicklung des Wareneinkaufes. Von der Lieferantenbestellung, mit automatischem Bestellvorschlag, bis hin zur Rechnungskontrolle werden Sie von den Programmfunktionen in IT-drink unterstützt.

Einkaufspreise werden über den Wareneingang und die Rechnungskontrolle automatisch aktualisiert. Die Lager- und Leergutbestandsführung ist integrierter Bestandteil des Moduls. Sammler und diverse Übersichten, wie die Einkaufskonditionierung erleichtern das Controlling.

Rückvergütungen

Rückvergütungen können sowohl zum Kunden als auch zum Lieferanten/Hersteller definiert werden. Die datumsgesteuerten Rückvergütungskonditionen sind auf verschiedene Bezüge und Bereiche anwendbar.

Das automatische Erstellen von Rückvergütungsgutschriften und – Rechnungen ist jederzeit möglich.

Veranstaltungsservice

Die Disposition von Mietartikel, die Planung, Überwachung und Abrechnung von Veranstaltungen ist mit diesem Zusatzmodul möglich. In einer Kalenderübersicht werden alle Veranstaltungen mit den benötigten Mietartikel angezeigt.

Auf einen Blick ist zu erkennen, welche Mietartikel zum gewählten Zeitraum mit welcher Menge noch zur Verfügung stehen. Reservierungen können auf Knopfdruck in Aufträge umgewandelt bzw. wieder freigegeben werden.

Optimale Unterstützung bei der Erstellung von Rücknahmescheinen und der Erfassung von Rücknahmen im Vollgut, Leergut und Mietbereich.

Die Abwicklung eines Mietvorgangs kann auch ohne das Anlegen von Veranstaltungen in der Auftragsbearbeitung durchgeführt werden.

CO2-Controlling und -Verwaltung

Mit diesem Zusatzmodul verwalten und überwachen Sie Ihren CO2-Flaschenbestand mühelos. Die volle Integration in die Auftragsbearbeitung vereinfacht den Verleihvorgang der CO2-Flaschen mit Ihren Kunden. Neben mietfreier Zeit, Sammelabrechnung und Pseudo-Seriennummern ist eine detaillierte Protokollierung der Vorgänge gewährleistet. Die Wareneingangsseite wird ebenso abgewickelt.

In der CO2-Verwaltung selbst werden zu Controllingzwecken verschiedene Sichtweisen auf die Verleihvorgänge angeboten. Manuelle Buchungen sind ebenso möglich, wie zeitabhängige und statusbedingte Filter.

Statistische Auswertungen

IT-drink bietet hochflexible, unternehmensindividuelle und frei definierbare statistische Auswertungen.

Im Bereich der Stammdaten stehen kompakte Monats- und Jahresstatistiken zur schnellen Analyse zum Kunden, Lieferant bzw. Artikel zur Verfügung.

Mit dem erweiterten Statistikmodul definieren Sie Ihre eigenen Statistikprofile wahlweise mit Vergleichszeitraum, beliebigen Gruppierungen und Analysewerten auf eine auswählbare Datenbasis. Die Auswertungen selbst werden zum einen in IT-drink dargestellt und zum anderen in Form einer Excel-Pivottabelle zur Verfügung gestellt. Beliebige Sichtweisen, Analysen und grafische Darstellungen sind hier möglich.

Diese Statistikmodule sind sowohl für den Warenverkauf als auch für den Wareneinkauf verfügbar.

Absatz- und Brauereimeldungen

Die Umsatzmeldungen der Vertragskunden an Lieferanten und Hersteller ist in IT-drink mit diesem Menüpunkt möglich. Einstellungen beim Kunden und Lieferanten/Hersteller ermöglichen bereits im Vorfeld eine exakte Definition der zu meldenden Artikel.

Die elektronische Weitergabe der Absatzmeldungen ist als Standard über GeCon sowie über weitere individuelle Schnittstellen möglich.

Abrechnungsstellen

IT-drink bietet mehrere Varianten zur zentralen Fakturierung mit Abrechnungsstellen auf elektronischem Wege. Diverse Schnittstellen, wie

  • SGL
  • Karlsberg
  • Waldhoff
  • Trinks
  • Lekkerland usw.


stehen bereits zur Verfügung.

Offene Posten, Zahlungen, Mahnwesen

Eine zentrale Funktion bildet in IT-drink die Überwachung der Außenstände und die schnelle Abwicklung von Zahlungen, sowie damit verbundenen Maßnahmen.

Beim Einsatz externer Finanzbuchhaltungs-Programme wird durch einen bidirektionalen Abgleich sichergestellt, dass in IT-drink die OP-Verwaltung stimmt.

  • Kreditlimitprüfung
  • Rechnungsausgangs-Journal
  • OP-Verwaltung und –Überwachung
  • Erfassung von Zahlungen
  • Tagessalden und Kontoauszüge
  • sowie Lastschriften mit DTA
  • Buchungslisten und das Erstellen von Mahnungen


runden die Funktionen in diesem Bereich ab.

Terminüberwachung und -steuerung

Mit der Terminübersicht in IT-drink verpassen Sie keine EK-Preiserhöhung, keinen Vertragsablauf, keine eigenen Termine usw... Sowohl wiederkehrende Jahres- und Ereignistage, als auch Tätigkeiten und Aktivitäten können terminiert werden. Mit der Aktivitätenverwaltung planen und steuern Sie alle Aktionen und Tätigkeiten Ihres Unternehmens.

Schnittstellen

IT-drink bietet bereits mehrere Schnittstellen, um Daten und Informationen mit anderen Programmen und anderen Unternehmen effizient auszutauschen.

Beispielsweise erstellen Sie mit DesignPro Ihre komplette Werbung. Von den Regaletiketten und Aktionsschilder im Markt bis hin zu Kundenkarten, Flyer, Handzettel, Anzeigen etc. Über eine ODBC-Schnittstelle greift DesignPro direkt auf die Artikel- und die Preisfindung aus IT-drink zu.

Weitere Schnittstellen, wie z.B. DATEV, DTA, Excel, Word, Outlook etc. bieten enorme Einsparungen beim täglichen Arbeiten.

Chargenrückverfolgung

IT-drink bietet mit der so genannten „Basislösung“ eine praxisgerechte und einfache Umsetzung der EU-Verordnung 178/2002.

Ist der zu untersuchende Artikel und seine Lieferdaten bekannt, werden auf Knopfdruck alle Kunden angezeigt, denen diese Ware ausgeliefert wurde. Hierbei werden Altbestände nach dem FiFo-Prinzip berücksichtigt.

Mit einem weiteren Zusatzmodul ist die Dokumentation für den Kunden der auszuliefernden Ware mittels NVE-Etiketten und durch Kennzeichnung auf dem Lieferschein möglich.

Sammelrechnungen

Dieses Zusatzmodul in IT-drink dient zur automatisierten Generierung von Sammelrechnungen. Auf Basis der Kundenstammdaten und den entsprechenden Lieferschein-Dokumenten werden alle Sammelrechnungen auf Knopfdruck erstellt und gedruckt.

Newsletter

Nutzen Sie den Emailversand als Marketing-Instrument und versenden Sie direkt aus IT-drink aussagekräftige HTML-Newsletter an Ihre Kunden.